WARUM CHANGE PROZESSE EINE TO BE LISTE BRAUCHEN

VON EVELYN WURSTER

Arbeiten Sie in Ihrem Team auch mit To Do Listen? Egal ob klassisch auf Papier, digital, mit Haftnotizen oder handschriftlich am Whiteboard – To Do Listen sind super. Denn sie stellen sicher, dass wir Dinge nicht vergessen, und dass was voran geht. 
Aber führen Sie uns auch immer zum Ziel? Warum eine TO BE Liste in Change Prozessen die viel wichtigere Liste ist und wie Sie die mit Ihrem Team erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
 
TO DO Listen sind super: es geht was voran und mit jedem Häkchen fühlen wir uns besser!
 
Es gibt viele gute Gründe, warum wir uns eine To Do Liste machen sollten. To Do Listen helfen uns dabei, dass wir das tun, was wir uns vorgenommen haben.
Change Prozesse
 
Und vor allem sind sie so schön befriedigend. Wenn wir am Ende des Tages ganz viel durchgestrichen oder abgehakt haben fühlt sich das richtig gut an. Denn jedes Mal, wenn wir etwas abhaken, gibt es im Gehirn eine Dopamin-Ausschüttung. Und das fühlt sich toll an: wieder richtig was geschafft heute – yeah!
To Do Listen geben auch Struktur und Sicherheit. Wir können uns Schritt für Schritt daran entlanghangeln. Wir wissen immer, was als nächstes kommt und haben das gute Gefühl, auf dem richtigen Weg zu sein.
 
 In unsicheren Zeiten geben TO DO Listen Struktur und Sicherheit
Gerade in Change Prozessen, wo vieles unsicher ist, wünschen sich viele Mitarbeiter und Führungskräfte eine Struktur, an der sie sich orientieren können.
Wenn wir uns unsicher fühlen, dann sind wir dankbar für eine Schritt-für-Schritt Anleitung. Wenn wir uns wackelig auf den Beinen fühlen, dann sind wir froh, wenn wir uns an einem Geländer entlang hangeln können.
Wenn wir das Gefühl haben, dass wir das Neue noch nicht richtig können oder vielleicht überhaupt nicht wissen, was wir tun sollen, dann fühlen wir uns gleich viel besser und nützlicher, wenn wir eine konkrete Aufgabe übernehmen und abarbeiten können. Es ist also kein Wunder, dass wir To Do Listen lieben. Sie sind absolut nützlich und hilfreich. Aber führen sie uns auch immer ans richtige Ziel?
 
Führen uns TO DO Listen wirklich immer ans richtige Ziel?
Der Nachteil von To Do Listen ist, dass wir dabei manchmal unser Gehirn ausschalten. Wir sind dann so im To-Do-Autopilot Modus unterwegs, dass wir das große Ganze gar nicht mehr im Blick haben. Wir sind so beschäftigt mit abarbeiten und abhaken, dass wir gar nicht mehr hinterfragen, ob wir überhaupt an den richtigen Dingen arbeiten und auf dem richtigen Weg sind.  
 
Effektive Veränderungsprozesse brauchen eine TO BE Liste
Wenn Veränderungsprozesse wirklich effektiv und nachhaltig sein sollen, dann kommt es viel mehr darauf an, dass wir unsere Haltung und unsere innere Einstellung verändern. Und nicht, dass wir uns einfach neue, andere Dinge auf unsere To Do Liste schreiben.
Wir brauchen viel mehr eine To Be Liste: wie soll es denn eigentlich anders sein? Und wie wollen wir – wie will ICH – anders sein, damit sich wirklich etwas verändert?
 
Nehmen wir mal an, Sie möchten den Kundenservice in Ihrem Unternehmen verbessern. Das Beispiel ist mir grade so präsent, weil ich vor einigen Wochen recht viel Zeit in den Kunden-Hotlines von diversen IT- und Telekommunikationsanbietern verbracht habe und dabei ein paar Aha-Erlebnisse hatte.
Für das Projekt „Kundenservice verbessern“ lässt sich wunderbar eine lange To Do Liste schreiben. Was sollen die Service Mitarbeiter alles tun, damit der Kundenservice besser wird.
Diesen To Do Liste bin ich in vielen Hotlines auch begegnet. Da wurde mir solider Service geboten, ich wurde durch die Instanzen gelotst, die Mitarbeiter waren freundlich, geduldig, effizient und meistens konnte das Problem auch gelöst werden.
 
TO DO Listen machen den Job. TO BE Listen machen einen Unterschied.
Aber ein paar Mal, da bin definitiv einer To Be Liste begegnet. Und das hat mich jedes Mal begeistert.
Einmal wurde mein Problem gelöst und es war zudem noch ein sehr witziges Gespräch, nach dem ich richtig gute Laune hatte. Da hatte sich vielleicht jemand auf seine To Be Liste geschrieben: „Meine Kunden gehen mit einem Lächeln aus der Leitung.“ Oder „Ich mache den Tag für meine Kunden ein kleines bisschen besser – indem ich ihre Probleme löse und dabei humorvoll bin“.
 
Ein anderes Mal rief ich zum dritten Mal wegen desselben ungelösten Problems an und war schon leicht genervt. Da hat die Mitarbeiterin eine ganze Stunde mit mir per Telefon und remote Service verbracht und noch einen Kollegen hinzugezogen, weil das Problem wirklich vertrackt war.
Sie hat mir sogar noch einen Termin bei einem Experten organisiert, der für mich das Software Problem lösen konnte, das eigentlich ein anderer Hersteller zu verantworten hatte. Obwohl das überhaupt nicht in ihrem Zuständigkeitsbereich lag. Sie hat nicht locker gelassen, bis mein Problem endlich komplett gelöst war.
 
Das hat mich wirklich nachhaltig beeindruckt. Die Dame hat bestimmt nicht ihre To Do Liste abgearbeitet. Sie hat nach ihrer To Be Liste gearbeitet – auf der wahrscheinlich so etwas stand wie „Ich bin erst zufrieden, wenn mein Kunde 100% reibungslos weiter arbeiten kann.“
Das hat für mich einen riesigen Unterschied gemacht (und letztlich auch für das Unternehmen – denn ich habe beim nächsten Kaufanlass sofort dort gekauft, ohne auch nur über andere Anbieter nachzudenken).
Man spürt einfach, ob jemand nach To Do Liste oder nach To Be Liste arbeitet.  
 
Wie lautet die TO BE Liste für Ihr Change Projekt?
 
Egal worum es bei Ihrem Veränderungsprojekt geht: wie wäre es, wenn Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern eine To Be Liste dazu entwickeln?
Wie soll der Zielzustand nach der Veränderung sein? Wie kriegen die internen oder externen Kunden zu spüren, dass sich etwas verändert hat? Und wie wollen wir – wie will ich – sein, damit dieses Ziel Wirklichkeit werden kann?
TO DO Listen sind effizient. Aber auch starr und irgendwie seelenlos.
TO BE Listen sind lebendig, wachsen und denken mit.
Sie werden staunen, was Ihre Mitarbeiter aus einer To Be Liste alles rausholen können. Mehr, als Sie je auf eine To Do Liste hätten schreiben können.
Und vielleicht geht es Ihnen dann auch wie jenem CEO, der sich mit folgenden Worten bei seinen Mitarbeitern für ihre Innovationsfreude und ihr außergewöhnliches Engagement bedankte:
 
„Thank you for doing all the great stuff, that I never asked you to do.“
 
 
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